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ERP und ERP Software

ERP ist die Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“ und heißt übersetzt soviel wie „Einsatzplanung meines Unternehmens“. Ziel ist es, den Einsatz meiner Unternehmensresourcen zu optimieren.

Eine ERP Software soll z.B. folgende Fragen beantworten: Welches Material brauche ich in meiner Fertigung? Wieviel Arbeitszeit wird benötigt? Was kostet mich der Auftrag? …

Außerdem zeichnet sich eine ERP Software auch durch einen integrativen Ansatz aus. Eine ERP Software deckt nicht nur einen kleinen Bereich des Unternehmens ab, sondern versucht, das komplette Unternehmen abzubilden: Einkauf, Lagerwirtschaft, Produktion, Verkauf, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung etc. Findet aufgrund einer Bestellung ein Wareneingang im Lager statt, wird dieser direkt auf die Konten der Finanzbuchhaltung gebucht. Sobald Ware vom Lager genommen wird, findet ebenfalls eine Buchung statt. Wird ein Endprodukt an einen Kunden verkauft wird, wird der Rechnungserlös automatisch in der Finanzbuchhaltung gebucht. Somit bildet eine ERP Software auch die Geschäftsprozessen ab. Dieser integrative Ansatz ist zum einen einer der Vorteile einer solchen Software, andererseits birgt er auch gewisse Gefahren. „Früher“ hatte es keine Auswirkung, wenn z.B. innerhalb des Lagers Ware verschoben wurde oder „rein- und rausgebucht“ wurde. Bei entsprechender Einstellung der ERP Software bedeutet es aber heute, dass jede dieser Bewegungen automatisch eine Buchung erzeugt. Der Finanzbuchhalter muss diese Buchungen anschließend seinem Wirtschaftsprüfer plausibel erklären können. …

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass es sich um eine „Standardsoftware“ handelt, die die Standardprozesse eines Unternehmens (wie z.B. Bestellwesen, Produktionsaufträge, Auftragswesen, Zahlungswesen, Mahnwesen etc.) abbildet. Darüber hinaus gilt es vermeintliche Standardprozesse des Kunden zu erkennen und an die Software anzupassen.

Diese Anpassung wird auch „customizing“ genannt. Dabei gilt: Je gezielter die Anforderungen aufgenommen werden, desto besser das Ergebnis. 

Anhand diesen kurzen Überblicks ist deutlich geworden, wie komplex solch eine ERP Software ist und wie sich die Software in einem Unternehmen auswirkt.

Was mich zu meinem nächsten Punkt führt: Projektmanagement, was es ist und wofür es notwendig ist.

Projektmanagement

Beim Projektmanagement geht es darum, ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Das hört sich einfach an, ist es aber selten. Viele Projekte zeichnen sich heute durch eine enorme Komplexität aus.

Nehmen wir das Beispiel der Einführung einer ERP Software, vereinfacht dargestellt. Es gibt zum einen die Software, die sehr komplex ist. Da sie das komplette Unternehmen abbildet (s. Definition ERP und ERP Software) gibt es kaum einen Berater, der wirklich alle Bereiche wie Einkauf, Produktion, Verkauf, Finanzbuchhaltung etc. im Detail kennt.

Also sind verschiedene Berater für die einzelnen Bereiche notwendig. Und diese Berater betreuen in der Regel nicht nur ein Projekt, sondern mehrere.

Außerdem ist solch eine Software nicht als statisch anzusehen, zumindest nicht in der Einführungsphase. Manchmal wird mit einer älteren Version begonnen und im Laufe des Projektes erst die aktuellste Version eingespielt. Darüber hinaus werden Fehlerbehebungen eingespielt, die bei anderen Kunden aufgetaucht sind. Manchmal sind die Änderungen von einer Version auf die nächste sehr klein, manchmal sind sie beträchtlich. Was letztendlich bedeutet, dass sich sowohl der Berater als auch der Kunde umgewöhnen müssen.

Und dann gibt es noch das Projektteam des Kunden mit seinen ganz unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen an die neue Software.

Der Geschäftsführer erwartet zum Beispiel konkrete Zahlen bei der

Auftragsvor- und –nachkalkulation. Der Betriebsleiter erwartet, dass die Maschinen besser ausgelastet werden. Der Buchhalter erwartet zu jeder Zeit aktuelle Saldenlisten. Und ein jeder erwartet, dass sich das System einfach bedienen lässt, viel schneller als das Altsystem arbeitet und alle Funktionaliäten der alten Software beinhaltet. Und dass natürlich trotz Einführung der neuen Software das Tagesgeschäft weiterläuft.

Um all diese unterschiedlichen Akteure und deren Interessen unter einen Hut zu bringen gibt es das Projektmanagement. Innerhalb des Projektmanagements gibt es einen Verantwortlichen, den Projektleiter, der gemeinsam mit dem Unternehmen den Rahmen festlegt, was bis wann eingeführt werden soll. Ein Verantwortlicher, der auf dieser Basis einen realistischen Projektplan erstellen kann aus dem deutlich hervorgeht, wer was bis wann zu tun hat. Ein Verantwortlicher, der alles koordiniert, der bei Bedarf organisiert, der informiert, der frühzeitig Risiken und Änderungen aufzeigt und der überwacht, ob sich das Projekt noch im zeitlichen Rahmen und innerhalb des Budgets bewegt. Ob diese Funktion nur von einem externen Projektleiter wahrgenommen wird, oder ob es einen internen und externen Projektleiter gibt, ist bei Beginn des Projekts festzulegen.

Wichtig ist, dass komplexe Projekte wie die Einführung einer ERP Software nicht von jemandem „nebenbei“ geleitet werden können.

Projektmanagement ist aufwendig, und bedeutet sicherlich anfangs einen Mehraufwand. Allerdings ist es letztendlich viel teurer, erst im Laufe des Projekts festzustellen, dass man auf dem falschen Weg ist und sich dadurch der Starttermin eventuell verschiebt.

Migrationsprojekte

Wenn man eine neue Software einführt, kann man alle notwendigen Daten größtenteils manuell übernehmen. Hierbei gibt es in der Regel eine klare Trennlinie zwischen dem Altsystem, mit allen alten Aufträgen, ehemaligen Kunden, ehemaligen Artikeln etc. und dem neuen System, welches im Idealfall nur aktuelle Daten über Kunden, Artikel, laufende Aufträge etc. enthält.

Eine Alternative ist, möglichst viele Daten automatisch von der alten Software in die neue zu migrieren. Die Kunst besteht darin, bestehende Verknüpfungen auf Datenbankebene zu berücksichtigen.

Ein einfaches Beispiel: Im Altsystem wurde sowohl die Länderkennzeichnung D als auch DE für Deutschland verwendet. Zukünftig soll nur noch DE verwendet werden. Wenn aber alte Aufträge mit D in die neue Software übernommen werden, müssen entweder im neuen System beide Kennzeichen eingepflegt werden oder bei der Datenübernahme automatisch D durch DE ersetzt werden, ansonsten gäbe es Fehlermeldungen.

Jede Vorgehensweise hat Vor- und Nachteile und ist individuell im Projekt zu besprechen.

Übrigens kann ein Migrationsprojekt den Wechsel von einer Software auf eine völlig neue Software, oder auch den Wechsel von einer älteren Version auf eine neuere bedeuten. Dies ist manchmal notwendig, wenn es zwischen den Versionen sehr viele Änderungen gab.

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